Dicas essenciais de comportamento e etiqueta para videoconferências

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Videoconferências tornaram-se componentes essenciais para prática de home office e conectividade social. São soluções eficientes para manter os compromissos de trabalho, ter aulas online e se conectar com amigos e familiares.

Para aproveitar ainda mais os benefícios dessa forma de comunicação digital, é muito importante gerar uma boa transmissão e aparecer bem no vídeo. Veja algumas dicas para que possa aproveitar todos os benefícios dessa ferramenta e se sair bem diante da câmera:

Prepare o ambiente

Antes de tudo, escolha um ambiente com boa iluminação. Preferencialmente, sente-se à frente de uma janela ou qualquer outra fonte de luz natural. Se a videoconferência for à noite, ligue todas as luzes do local e aumente a intensidade de iluminação da tela do computador.

Atente-se para o reflexo de luz em superfícies de vidro, como lentes de óculos, janelas fechadas ou quadros. Prefira lugares silenciosos, sem movimentação no ambiente que possa ser captada na câmera.

Use fones de ouvido e dê preferência aos modelos com microfone embutido.

“Procure deixar o local organizado e atente-se aos objetos que possam aparecer no cenário. Compor um ambiente simpático, profissional e com suas marcas pessoais também pode tornar ainda mais estimulante a transmissão da videoconferência. Além disso, algumas plataformas oferecem a opção de fundo de tela, em que é possível destacar apenas o participante que está em frente à câmera ou alterar o cenário”, diz Cinthya Ermoso, gerente de Produtos Vaio.

Mantenha uma boa imagem

Assim como o ambiente, sua aparência também é importante. Se o motivo da videoconferência for profissional no ambiente de home office, o código de vestimenta da empresa permanece. A câmera deve ser posicionada a uma distância média de meio metro para que possibilite uma digitação confortável e visão adequada da tela. A altura deve ser regulada para que a câmera fique na altura dos olhos.

Segundo Cinthya, também é importante conferir o enquadramento da câmera, posicioná-la na altura dos olhos e manter-se no meio da imagem.

Adepta à prática de home office desde o início da carreira, a responsável pelo desenvolvimento de produtos da marca japonesa no Brasil tem feito, em média, seis videoconferências diárias com equipes em Curitiba, São Paulo, Shenzhen e Tóquio. Então, essas dicas servem para qualquer localidade a ser acessada.

Teste antes de começar

Antes de iniciar a chamada, verifique as configurações da plataforma, além de checar o vídeo e o áudio para evitar contratempos e atrasos. Observe previamente sua imagem para garantir a transmissão conforme planejado.

De acordo com Cinthya, a maioria dos aplicativos e plataformas de vídeo permite fazer uma pré-visualização. “Caso necessário, é possível usar o aplicativo Câmera no Windows e conferir o que a webcam está focalizando”.

Teste a conexão de internet a fim de garantir a qualidade de transmissão. Se a videoconferência for realizada em um computador, é recomendável que o sinal de internet seja obtido por meio de cabo. Se for utilizado celular, evite usar o pacote de dados e fique o mais próximo possível do modem de wi-fi. A velocidade dos dados deve ser a partir de 1,5 Mbps.

Enquadramento e postura

A postura é outra questão que precisamos nos atentar. Por isso, prefira sempre usar uma mesa ou escrivaninha para apoiar o notebook ou celular. Sente-se confortavelmente e evite movimentos bruscos e repetitivos.

Outra dica importante é olhar para a câmera de vez em quando, pois gera maior conectividade com os interlocutores.

Sempre ligue a webcam e evite deixá-la desativada durante a interação. A atitude tornará a videochamada mais amistosa e próxima, além de aumentar a conexão com que você está falando.

Para que a reunião seja produtiva, Cinthya reforça que a dedicação e concentração naquele compromisso é fundamental. “Evito ler e-mails ou navegar na internet. Desligo ou coloco aplicativos em modo mudo. Também fecho janelas de softwares ou navegadores. Isso contribui para evitar distrações, pois não há situação mais inconveniente que receber um questionamento e não estar prestando atenção na conversa”, comenta.

Etiqueta durante a videoconferência

Quando não estiver falando, desative o microfone. Assim, eventuais sons do ambiente não atrapalham os demais participantes.

Seja pontual em respeito ao tempo das outras pessoas.

Preste atenção ao que está sendo falado e mostrado. Atente-se para falar em tom moderado, nem alto ou baixo. Caso esteja utilizando um microfone, não o encoste na boca para evitar barulho provocado pela saída de ar.

Procure não falar ao mesmo tempo que outro participante, pois em vídeo essa sobreposição dificulta ainda mais a compreensão.

Antes de fazer uma videoconferência não agendada, pergunte previamente, por mensagem, sobre a disponibilidade de conexão. Se você não puder participar da reunião ou se atrasar, informe a pessoa que agendou a videoconferência assim que puder.

Se necessário deixar a reunião antes do término, avise que precisará sair para assumir o próximo compromisso. Quando há muitos participantes em uma reunião virtual e a maioria ainda é desconhecida, recomenda-se fazer a própria introdução e dizer o nome da empresa em que trabalha.

Opte por equipamentos de qualidade

Para realizar videoconferências mais eficientes é preciso contar com aparelhos que possuam configurações mais aprimoradas de câmera e áudio. “A qualidade dos equipamentos também é muito importante para a qualidade das videoconferências”, diz Cinthya.